Werkdag administratieve krachten: sessie 1 (22/10)
Verslag van de bijeenkomst voor administratieve medewerkers van de
scholengemeenschap SOM van donderdag 22 oktober 2020
Aanwezigen : Anja (De Kleine Tovenaar), Tineke (De Kleine Helden), Cindy (’t Schommelbootje en de Wonder-wijzer), Veerle (De Torteltuin), Sofie (De Tuimelaar), Sien (De Levensboom), Joke (De Vier Tuinen), Katleen (Wondere Wereld), Caroline (De Levensboom), Isabelle (De Klaproos), Peter (De Kasteeltuin), Karleen (Buurtschool De Winde), Claudia (De Zevensprong)
Ook aanwezig voor gedeelte SOM : Klaas (Klimop), Nathalie (Wondere Wereld), Kwinten (De Zevensprong), Hilde (Buurtschool De Winde), (Ik dacht dat er nog iemand aanwezig was.)
Verontschuldigden : Ellen (De Kleine Wereld), Katrien (De Vier Tuinen), Valerie (Zeppelin), Martine (’t Speelscholeke en De Step)
Verslag : Karolien
Locatie : via de link chatbox of surfen naar www.praatbox.be en de volgende woorden (hoofdlettergevoelig) invoeren
naam : SOMADMIN
locatie : Brussel
willekeurig woord : kantoor
Inhoudstabel
1.Ronde van de admins
1.1.Online gesprekscultuur
1.2.Mededelingen
1.3.Update van de gegevens
1.4.Vragen ter bespreking met de admins
-VEB : betalingen, …
-Count-e : facturatie, …
-de belangrijkste verlofstelsels
-lestijden kleuter omzetten in kinderverzorging : al nieuws?
-TOAH : wat regelen voor leerkracht en wat voor leerlingen?
-databank voor filmpjes
2.SOM
2.1.Vacantverklaringen
3.Agodi
3.1.Mijn Onderwijs : Personeel
3.2.Registratie afwezigheden in het basisonderwijs tijdens het schooljaar 2020- 2021
3.3.AGODI-academie - Opleiding schoolsecretariaten
4.Ronde van Vlaanderen
4.1.Wijzigingen regelgeving terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking (tbsob) vanaf 1 september 2020
4.2.Wijzigingen loopbaanonderbrekingen
5.Uit het middagoverleg
5.1.Deeltijds AVP
5.2.Deeltijds VVP55+
5.3.Fietsvergoeding tijdens vakantie
5.4.TADD bij vrijwillig ontslag
5.5.Combinatie van VVP arbeidsongeval en AVP
5.6.Herindiensttreders
5.7.Tijdens VVP/AVP herindiensttreden
5.8.Loopboononderbreking voor mantelzorg
5.9.Bevallingsverlof – uitbreiding gelijkgestelde periodes
6.Nieuwigheden in het basisonderwijs
6.1.Dringende tijdelijke maatregelen voor het basisonderwijs naar aanleiding van de coronacrisis
6.2.Tijdelijke registratie van afwezigheden van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs - schooljaar 2020-2021
7.Handige tools
7.1.Wanneer documenten indienen via WebEdison en Discimus
1.Ronde van de admins
1.1.Online gesprekscultuur
1.2.Mededelingen
Even tijd om ons hart te luchten en praktische zaken te delen met elkaar.
1.3.Update van de gegevens
To do : Controleer je contactgegevens op het excelblad in Smartschool via de link op de startpagina.
Als je een fout opmerkt of een aanvulling wil doen, laat het op Smartschool aan Karolien Belet weten of stuur een e-mail naar karolien.belet@fopem.be.
Wie heeft er nog geen Smartschoolaccount? Karolien vraagt aan Julie om die accounts aan te maken.
1.4.Vragen ter bespreking met de admins
-VEB
Ik vermoed dat de energieleverancier van alle SOM scholen, net als bij ons, het Vlaams Energiebedrijf is bij wie onze betalingen gebeuren via domiciliëring. Wij stellen vast dat er voor al onze vestigingen openstaande facturen en creditnota's zijn (ondanks de domiciliëring) sedert december 2019. Hoewel wij reeds meerdere malen probeerden contact met hen op te nemen per email of telefonisch, geven zij geen gehoor. Hoe verloopt dat bij jullie? Op een bepaald moment werd er zelfs via domiciliëring én via factuur betaald. Daardoor zaten ze dus met dubbele betalingen.
(Caroline & Anja)
De energieleverancier bij ’t Schommelbootje en de Wonder-wijzer is ook het VEB. Bij ons gebeuren de betalingen niet via domiciliëring. Als ik vragen heb, bv. voor de terugbetaling van een creditnota, neem ik steeds contact met hen op via het VEB-klantenportaal op hun website. Als ik dan een ‘verzoek’ indien krijg ik hier altijd binnen de paar dagen reactie op. (Cindy)
Misschien eens proberen bij diegene die je aansluiting in orde maakte ?
Wij hebben daar ook, jammer genoeg, een openstaande schuld. Onze boekhouder heeft ook al meermaals contact genomen i.v.m. een afbetalingsplan. Ik vorige week ook nog en nog geen antwoord.
· Via het klantenportaal van VEB kan je op het tabblad Verzoeken een aantal contactfiches vinden. Daar wordt vrij vlot op gereageerd. Om op de portaalsite van VEB te geraken, heb je uiteraard inloggegevens nodig.
· Nicolas Van Hauwermeiren is klantenverantwoordelijke bij VEB. De Levensboom kan hem eens contacteren. Nicolas.Van.Hauwermeiren@vlaamsenergiebedrijf.eu
-Count-e
-Ik had wel nog een vraagje over Count-e - Module llnfacturatie: Wat doen jullie hier allemaal mee? Wat zijn de voor- en de nadelen? Zou deze module mijn werk vergemakkelijken? Zo ja, welk werk specifiek? Nu wordt er enkel een leerlingenbijdrage gevraagd. (Karleen)
Caroline legt beknopt uit hoe het werkt met de webpagina om te registreren en het opnemen in het boekhoudprogramma van Count-e. Er is echter ook een mogelijkheid om de kinderen die in de opvang blijven een barcode toe te kennen en die dan in te scannen.
Anja stuurt nog informatie door.
Indien je met Count-e wil werken, kan je je best eens informeren bij de contactpersoon voor je school.
De Klaproos werkt met de leerlingenadministratie in informat. Het zit evenwel niet automatisch in het basispakket. Het gebeurt met barcodes. Ze werken daarnaast voor de boekhouding wel met Count-e.
-De belangrijkste verlofstelsels
--- overzicht te vinden op https://onderwijs.vlaanderen.be/sites/default/files/atoms/files/Overzicht_verlofstelsels_onderwijs%20%282%29.pdf
Via https://www.agodi.be/wetwijs kan je een alfabetische lijst oproepen. Zo kom je snel bij de juiste informatie.
Als je het dan nog niet zeker weet, kan je bellen of mailen naar Veerle Rateau van werkstation.
-Allerlei lestijden kleuteronderwijs omzetten naar uren kinderverzorging
De mogelijkheid om ook in het schooljaar 2020-2021 lestijden in het kleuteronderwijs (uit de basisomkadering, instaplestijden of capaciteitslestijden) om te zetten in uren kinderverzorging én de voorwaarden waaronder maken nog voorwerp uit van onderhandeling met de sociale partners.
https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13615
https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13615#3-1-5-1
-TOAH
https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=9293
Op informat kan je bij de aanstelling van de leerkracht in Leervak AV ‘Onderwijs aan huis’ aanduiden.
We merken hier ook op dat de leerkracht ook recht heeft op een terugvordering van de reiskosten.
Bij de omzendbrief vind je ook de nodige documenten voor de aanvraag en de melding van TOAH voor de leerlingen.
Je hebt sowieso ook een doktersattest nodig. In het afwezigheidsregister van informat moet je de afwezigheid ook aanduiden met code D.
-Databank voor filmpjes van Martine, Lut, Catherine, …
Het materiaal kan aangeleverd worden via e-mail naar karolien.belet@fopem.be.
Het kan ook in de map op Google Drive geplaatst worden.
2.SOM
2.1.Vacantverklaringen
https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=9212
https://www.youtube.com/watch?v=Pz7MgGLs8Q8
Link naar Powerpoint van Agodi
Voor een vaste benoeming in een wervingsambt geldt slechts één ingangsdatum, nl. 1 januari 2021. De vacantverklaring gebeurt op basis van de personeelsformatie op 15 oktober voorafgaand aan de vaste benoeming van 1 januari en omvat ook bepaalde betrekkingen van vastbenoemde personeelsleden die een eindeloopbaanverlofstelsel genieten. Daarnaast kunnen ook betrekkingen vacant worden verklaard die na 15 oktober en uiterlijk op 1 januari vacant zullen worden door pensionering of TBSVP. De vacante betrekkingen moeten worden meegedeeld uiterlijk voor 15 november.
Betrekkingen in ATO2 in OOM 00 zijn sowieso vacante betrekkingen.
Daarnaast worden ook betrekkingen in ATO4 in een eindeloopbaanstelsel of in VVP omwille van medische redenen (die laatste vanaf 24 maanden) vacant verklaard.
Met het oog op de vaste benoemingen op 1 januari 2021 moet een inrichtende macht aan de vacantverklaring in het basisonderwijs eenmalig betrekkingen toevoegen die worden ingenomen door specifieke verlofstelsels in wervingsambten van het onderwijzend personeel. Dit geldt indien het verlofstelsel minstens een volledig schooljaar beslaat - voor het schooljaar 2020-2021 gaat het dus om minimaal de periode van 1 september 2020 tot en met 30 juni 2021 - én dat voor het volledig volume van het verlof. Hieronder vind je een overzicht van de verlofstelsels waarop de vacantverklaring van toepassing is.
In het gewoon basisonderwijs komen NIET in aanmerking de betrekkingen ingericht in:
● de instaplestijden (= herberekening van de lestijden volgens de schalen bij de instap van kleuters na de krokusvakantie) (code 435);
● de overgedragen lestijden of uren aan een school van eenzelfde of ander schoolbestuur (OOM-code 05);
● de herverdeelde lestijden tussen het kleuter- en lager onderwijs binnen één school (OOM-code 05);
● de bijkomende lestijden vrijwillige fusie (code 615);
● de bijkomende lestijden voor tijdelijk onderwijs aan huis (code 598);
● de uren op basis van de stimuluspunten toegekend aan de scholengemeenschap (OOM-code 07);
● de uren die op basis van samengelegde punten ICT en administratieve ondersteuning worden ingericht op het niveau van de scholengemeenschap (OOM-code 07);
● de uren van de puntenenveloppe zorg die worden ingericht op het niveau van de scholengemeenschap (OOM-code 07);
● de uren op basis van punten zorg die naar een andere scholengemeenschap werden overgedragen (OOM-code 04);
● de vervangingseenheden voor vervanging korte afwezigheden VKA (OOM-code 08);
● de lestijden of uren PWB (personeel ten laste van het werkingsbudget) (OOM-code 16);
● de lestijden toegekend in het kader van het lerarenplatform (OOM-code 25).
● Heb je personeelsleden die tewerkgesteld zijn in één van bovenstaande codes of OOM-codes, controleer dan in informat per opdracht of Vacature op neen staat. Dit doe je zo : https://youtu.be/lsNHp2BntsA .
In dit voorbeeld zie je dat informat bij ATO2 Vacature automatisch op Ja zet. Je zal het manueel per opdracht moeten aanpassen.
Controleer of de opdrachten van de personeelsleden goed zijn ingevoerd in informat : juiste breuk, juiste OOM, vacant/niet-vacant, …
Druk in informat de vacante betrekkingen af voor de vacantverklaring : Documenten – Afdrukwizards – Vacatures – Vacantverklaring vaste benoeming vrij onderwijs. Vink hier ‘Alle personeelsleden’ aan, alsook ‘Groeperen identieke vacatures’.
3.Agodi
3.1.Mijn Onderwijs: Personeel
Komen er nieuwe personeelsleden in dienst op je school? Verwijs hen dan zeker naar Mijn Onderwijs: Personeel, hun persoonlijke en beveiligde website. Ze vinden er alles terug over hun salaris, fiscale fiche(s), aangifte sociale risico's ...
Laat je personeelsleden hun mailadres ingeven in hun profiel. Zo kan hun dossierbeheerder hen op een beveiligde manier contacteren. Documenten kunnen niet langer met de post opgestuurd worden, omdat de dossierbeheerders door de coronamaatregelen nog altijd van thuis uit werken.
Met de salarisbrief van september ontvangen de personeelsleden die hun mailadres opgaven, een eerste attendering.
3.2.Registratie afwezigheden in het basisonderwijs tijdens het schooljaar 2020- 2021
Het registreren van afwezigheden van leerlingen verloopt grotendeels opnieuw zoals vóór corona. Het uitgangspunt blijft wederzijds vertrouwen en open dialoog. Lees meer in de omzendbrief.
• De twee tijdelijke codes (N en X) blijven van kracht in schooljaar 2020-2021.
• De B-code voor problematische afwezigheid kun je ook gebruiken bij een leerling die weigert deel te nemen aan afstandsonderwijs zonder gegronde reden. Je maakt daar als school een inschatting van.
• Je leest over hoe je de afwezigheden van leerlingen in quarantaine moet registreren.
• Er worden opnieuw afwezigheidsattesten gevraagd.
3.3.AGODI-academie - Opleiding schoolsecretariaten
We organiseren onze infosessies over de nieuwigheden in de regelgeving digitaal. Je vindt alle informatie op de website. Bekijk de overzichtspagina van het basisonderwijs vanaf 20 oktober 2020.
4.Ronde van Vlaanderen
4.1.Wijzigingen regelgeving terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking (tbsob) vanaf 1 september 2020
Vanaf 1 september 2020 gelden een aantal nieuwe maatregelen bij de toepassing van de tbsob-regelgeving, met als doel het terugdringen van het lerarentekort:
● Heractivering van de Vlaamse reaffectatiecommissie en de reaffectatiecommissie van de scholengroep voor scholen die deel uitmaken van een scholengemeenschap van het basisonderwijs of secundair onderwijs
● Meer mogelijkheden op het vlak van wedertewerkstelling en meer flexibiliteit voor vrijwillige reaffectatie of wedertewerkstellling
● Professionaliseringstrajecten worden mogelijk in alle onderwijsniveaus
● Bekijk de presentatie voor meer details. De presentatie wordt gebracht door mevr. Patricia Van Reet, afdelingshoofd van de afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB van AGODI.
● TBSOB, nieuwigheden en praktische afspraken (ppt, 11 p.) (209 kB)
● Omzendbrief TBSOB (PERS/2003/08)
4.2.Wijzigingen loopbaanonderbrekingen
● Vanaf volgend schooljaar kan ouderschapsverlof met een tiende worden opgenomen en wordt opname in schijven mogelijk. Verder wordt de flexibele opname van een loopbaanonderbreking voor ouderschapsverlof en medische bijstand ingevoerd. Tot slot is ook al de regelgeving voorzien voor o