Werkdag administratieve krachten: sessie 1 (22/10)

Verslag van de bijeenkomst voor administratieve medewerkers van de

scholengemeenschap SOM van donderdag 22 oktober 2020

Aanwezigen : Anja (De Kleine Tovenaar), Tineke (De Kleine Helden), Cindy (’t Schommelbootje en de Wonder-wijzer), Veerle (De Torteltuin), Sofie (De Tuimelaar), Sien (De Levensboom), Joke (De Vier Tuinen), Katleen (Wondere Wereld), Caroline (De Levensboom), Isabelle (De Klaproos), Peter (De Kasteeltuin), Karleen (Buurtschool De Winde), Claudia (De Zevensprong)

Ook aanwezig voor gedeelte SOM : Klaas (Klimop), Nathalie (Wondere Wereld), Kwinten (De Zevensprong), Hilde (Buurtschool De Winde), (Ik dacht dat er nog iemand aanwezig was.)

Verontschuldigden : Ellen (De Kleine Wereld), Katrien (De Vier Tuinen), Valerie (Zeppelin), Martine (’t Speelscholeke en De Step)

Verslag : Karolien

Locatie : via de link chatbox of surfen naar www.praatbox.be en de volgende woorden (hoofdlettergevoelig) invoeren

naam : SOMADMIN

locatie : Brussel

willekeurig woord : kantoor

Inhoudstabel

1.Ronde van de admins

1.1.Online gesprekscultuur

1.2.Mededelingen

1.3.Update van de gegevens

1.4.Vragen ter bespreking met de admins

-VEB : betalingen, …

-Count-e : facturatie, …

-de belangrijkste verlofstelsels

-lestijden kleuter omzetten in kinderverzorging : al nieuws?

-TOAH : wat regelen voor leerkracht en wat voor leerlingen?

-databank voor filmpjes

2.SOM

2.1.Vacantverklaringen

3.Agodi

3.1.Mijn Onderwijs : Personeel

3.2.Registratie afwezigheden in het basisonderwijs tijdens het schooljaar 2020- 2021

3.3.AGODI-academie - Opleiding schoolsecretariaten

4.Ronde van Vlaanderen

4.1.Wijzigingen regelgeving terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking (tbsob) vanaf 1 september 2020

4.2.Wijzigingen loopbaanonderbrekingen

5.Uit het middagoverleg

5.1.Deeltijds AVP

5.2.Deeltijds VVP55+

5.3.Fietsvergoeding tijdens vakantie

5.4.TADD bij vrijwillig ontslag

5.5.Combinatie van VVP arbeidsongeval en AVP

5.6.Herindiensttreders

5.7.Tijdens VVP/AVP herindiensttreden

5.8.Loopboononderbreking voor mantelzorg

5.9.Bevallingsverlof – uitbreiding gelijkgestelde periodes

6.Nieuwigheden in het basisonderwijs

6.1.Dringende tijdelijke maatregelen voor het basisonderwijs naar aanleiding van de coronacrisis

6.2.Tijdelijke registratie van afwezigheden van leerlingen in het basis- en secundair onderwijs - schooljaar 2020-2021

7.Handige tools

7.1.Wanneer documenten indienen via WebEdison en Discimus

1.Ronde van de admins

1.1.Online gesprekscultuur


1.2.Mededelingen

Even tijd om ons hart te luchten en praktische zaken te delen met elkaar.

1.3.Update van de gegevens

To do : Controleer je contactgegevens op het excelblad in Smartschool via de link op de startpagina.

Als je een fout opmerkt of een aanvulling wil doen, laat het op Smartschool aan Karolien Belet weten of stuur een e-mail naar karolien.belet@fopem.be.

Wie heeft er nog geen Smartschoolaccount? Karolien vraagt aan Julie om die accounts aan te maken.

1.4.Vragen ter bespreking met de admins

-VEB

Ik vermoed dat de energieleverancier van alle SOM scholen, net als bij ons, het Vlaams Energiebedrijf is bij wie onze betalingen gebeuren via domiciliëring. Wij stellen vast dat er voor al onze vestigingen openstaande facturen en creditnota's zijn (ondanks de domiciliëring) sedert december 2019. Hoewel wij reeds meerdere malen probeerden contact met hen op te nemen per email of telefonisch, geven zij geen gehoor. Hoe verloopt dat bij jullie? Op een bepaald moment werd er zelfs via domiciliëring én via factuur betaald. Daardoor zaten ze dus met dubbele betalingen.

(Caroline & Anja)

  • De energieleverancier bij ’t Schommelbootje en de Wonder-wijzer is ook het VEB. Bij ons gebeuren de betalingen niet via domiciliëring. Als ik vragen heb, bv. voor de terugbetaling van een creditnota, neem ik steeds contact met hen op via het VEB-klantenportaal op hun website. Als ik dan een ‘verzoek’ indien krijg ik hier altijd binnen de paar dagen reactie op. (Cindy)

  • Misschien eens proberen bij diegene die je aansluiting in orde maakte ?

  • Wij hebben daar ook, jammer genoeg, een openstaande schuld. Onze boekhouder heeft ook al meermaals contact genomen i.v.m. een afbetalingsplan. Ik vorige week ook nog en nog geen antwoord.

· Via het klantenportaal van VEB kan je op het tabblad Verzoeken een aantal contactfiches vinden. Daar wordt vrij vlot op gereageerd. Om op de portaalsite van VEB te geraken, heb je uiteraard inloggegevens nodig.


· Nicolas Van Hauwermeiren is klantenverantwoordelijke bij VEB. De Levensboom kan hem eens contacteren. Nicolas.Van.Hauwermeiren@vlaamsenergiebedrijf.eu

-Count-e

-Ik had wel nog een vraagje over Count-e - Module llnfacturatie: Wat doen jullie hier allemaal mee? Wat zijn de voor- en de nadelen? Zou deze module mijn werk vergemakkelijken? Zo ja, welk werk specifiek? Nu wordt er enkel een leerlingenbijdrage gevraagd. (Karleen)

Caroline legt beknopt uit hoe het werkt met de webpagina om te registreren en het opnemen in het boekhoudprogramma van Count-e. Er is echter ook een mogelijkheid om de kinderen die in de opvang blijven een barcode toe te kennen en die dan in te scannen.

Anja stuurt nog informatie door.

Indien je met Count-e wil werken, kan je je best eens informeren bij de contactpersoon voor je school.

De Klaproos werkt met de leerlingenadministratie in informat. Het zit evenwel niet automatisch in het basispakket. Het gebeurt met barcodes. Ze werken daarnaast voor de boekhouding wel met Count-e.

-De belangrijkste verlofstelsels

--- overzicht te vinden op https://onderwijs.vlaanderen.be/sites/default/files/atoms/files/Overzicht_verlofstelsels_onderwijs%20%282%29.pdf

Via https://www.agodi.be/wetwijs kan je een alfabetische lijst oproepen. Zo kom je snel bij de juiste informatie.

Als je het dan nog niet zeker weet, kan je bellen of mailen naar Veerle Rateau van werkstation.

-Allerlei lestijden kleuteronderwijs omzetten naar uren kinderverzorging

De mogelijkheid om ook in het schooljaar 2020-2021 lestijden in het kleuteronderwijs (uit de basisomkadering, instaplestijden of capaciteitslestijden) om te zetten in uren kinderverzorging én de voorwaarden waaronder maken nog voorwerp uit van onderhandeling met de sociale partners.

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13615

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=13615#3-1-5-1

-TOAH

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=9293

Op informat kan je bij de aanstelling van de leerkracht in Leervak AV ‘Onderwijs aan huis’ aanduiden.

We merken hier ook op dat de leerkracht ook recht heeft op een terugvordering van de reiskosten.

Bij de omzendbrief vind je ook de nodige documenten voor de aanvraag en de melding van TOAH voor de leerlingen.

Je hebt sowieso ook een doktersattest nodig. In het afwezigheidsregister van informat moet je de afwezigheid ook aanduiden met code D.

-Databank voor filmpjes van Martine, Lut, Catherine, …

Het materiaal kan aangeleverd worden via e-mail naar karolien.belet@fopem.be.

Het kan ook in de map op Google Drive geplaatst worden.

2.SOM

2.1.Vacantverklaringen

https://data-onderwijs.vlaanderen.be/edulex/document.aspx?docid=9212

https://www.youtube.com/watch?v=Pz7MgGLs8Q8

Link naar Powerpoint van Agodi

Voor een vaste benoeming in een wervingsambt geldt slechts één ingangsdatum, nl. 1 januari 2021. De vacantverklaring gebeurt op basis van de personeelsformatie op 15 oktober voorafgaand aan de vaste benoeming van 1 januari en omvat ook bepaalde betrekkingen van vastbenoemde personeelsleden die een eindeloopbaanverlofstelsel genieten. Daarnaast kunnen ook betrekkingen vacant worden verklaard die na 15 oktober en uiterlijk op 1 januari vacant zullen worden door pensionering of TBSVP. De vacante betrekkingen moeten worden meegedeeld uiterlijk voor 15 november.

Betrekkingen in ATO2 in OOM 00 zijn sowieso vacante betrekkingen.

Daarnaast worden ook betrekkingen in ATO4 in een eindeloopbaanstelsel of in VVP omwille van medische redenen (die laatste vanaf 24 maanden) vacant verklaard.

Met het oog op de vaste benoemingen op 1 januari 2021 moet een inrichtende macht aan de vacantverklaring in het basisonderwijs eenmalig betrekkingen toevoegen die worden ingenomen door specifieke verlofstelsels in wervingsambten van het onderwijzend personeel. Dit geldt indien het verlofstelsel minstens een volledig schooljaar beslaat - voor het schooljaar 2020-2021 gaat het dus om minimaal de periode van 1 september 2020 tot en met 30 juni 2021 - én dat voor het volledig volume van het verlof. Hieronder vind je een overzicht van de verlofstelsels waarop de vacantverklaring van toepassing is.


In het gewoon basisonderwijs komen NIET in aanmerking de betrekkingen ingericht in:

● de instaplestijden (= herberekening van de lestijden volgens de schalen bij de instap van kleuters na de krokusvakantie) (code 435);

● de overgedragen lestijden of uren aan een school van eenzelfde of ander schoolbestuur (OOM-code 05);

● de herverdeelde lestijden tussen het kleuter- en lager onderwijs binnen één school (OOM-code 05);

● de bijkomende lestijden vrijwillige fusie (code 615);

● de bijkomende lestijden voor tijdelijk onderwijs aan huis (code 598);

● de uren op basis van de stimuluspunten toegekend aan de scholengemeenschap (OOM-code 07);

● de uren die op basis van samengelegde punten ICT en administratieve ondersteuning worden ingericht op het niveau van de scholengemeenschap (OOM-code 07);

● de uren van de puntenenveloppe zorg die worden ingericht op het niveau van de scholengemeenschap (OOM-code 07);

● de uren op basis van punten zorg die naar een andere scholengemeenschap werden overgedragen (OOM-code 04);

● de vervangingseenheden voor vervanging korte afwezigheden VKA (OOM-code 08);

● de lestijden of uren PWB (personeel ten laste van het werkingsbudget) (OOM-code 16);

● de lestijden toegekend in het kader van het lerarenplatform (OOM-code 25).

● Heb je personeelsleden die tewerkgesteld zijn in één van bovenstaande codes of OOM-codes, controleer dan in informat per opdracht of Vacature op neen staat. Dit doe je zo : https://youtu.be/lsNHp2BntsA .

In dit voorbeeld zie je dat informat bij ATO2 Vacature automatisch op Ja zet. Je zal het manueel per opdracht moeten aanpassen.


Controleer of de opdrachten van de personeelsleden goed zijn ingevoerd in informat : juiste breuk, juiste OOM, vacant/niet-vacant, …

Druk in informat de vacante betrekkingen af voor de vacantverklaring : Documenten – Afdrukwizards – Vacatures – Vacantverklaring vaste benoeming vrij onderwijs. Vink hier ‘Alle personeelsleden’ aan, alsook ‘Groeperen identieke vacatures’.


3.Agodi

3.1.Mijn Onderwijs: Personeel

Komen er nieuwe personeelsleden in dienst op je school? Verwijs hen dan zeker naar Mijn Onderwijs: Personeel, hun persoonlijke en beveiligde website. Ze vinden er alles terug over hun salaris, fiscale fiche(s), aangifte sociale risico's ...

Laat je personeelsleden hun mailadres ingeven in hun profiel. Zo kan hun dossierbeheerder hen op een beveiligde manier contacteren. Documenten kunnen niet langer met de post opgestuurd worden, omdat de dossierbeheerders door de coronamaatregelen nog altijd van thuis uit werken.

Met de salarisbrief van september ontvangen de personeelsleden die hun mailadres opgaven, een eerste attendering.

3.2.Registratie afwezigheden in het basisonderwijs tijdens het schooljaar 2020- 2021

Het registreren van afwezigheden van leerlingen verloopt grotendeels opnieuw zoals vóór corona. Het uitgangspunt blijft wederzijds vertrouwen en open dialoog. Lees meer in de omzendbrief.

• De twee tijdelijke codes (N en X) blijven van kracht in schooljaar 2020-2021.

• De B-code voor problematische afwezigheid kun je ook gebruiken bij een leerling die weigert deel te nemen aan afstandsonderwijs zonder gegronde reden. Je maakt daar als school een inschatting van.

• Je leest over hoe je de afwezigheden van leerlingen in quarantaine moet registreren.

• Er worden opnieuw afwezigheidsattesten gevraagd.

3.3.AGODI-academie - Opleiding schoolsecretariaten

We organiseren onze infosessies over de nieuwigheden in de regelgeving digitaal. Je vindt alle informatie op de website. Bekijk de overzichtspagina van het basisonderwijs vanaf 20 oktober 2020.


4.Ronde van Vlaanderen

4.1.Wijzigingen regelgeving terbeschikkingstelling wegens ontstentenis van betrekking (tbsob) vanaf 1 september 2020

Vanaf 1 september 2020 gelden een aantal nieuwe maatregelen bij de toepassing van de tbsob-regelgeving, met als doel het terugdringen van het lerarentekort:

● Heractivering van de Vlaamse reaffectatiecommissie en de reaffectatiecommissie van de scholengroep voor scholen die deel uitmaken van een scholengemeenschap van het basisonderwijs of secundair onderwijs

● Meer mogelijkheden op het vlak van wedertewerkstelling en meer flexibiliteit voor vrijwillige reaffectatie of wedertewerkstellling

● Professionaliseringstrajecten worden mogelijk in alle onderwijsniveaus

Bekijk de presentatie voor meer details. De presentatie wordt gebracht door mevr. Patricia Van Reet, afdelingshoofd van de afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB van AGODI.

TBSOB, nieuwigheden en praktische afspraken (ppt, 11 p.) (209 kB)

Omzendbrief TBSOB (PERS/2003/08)

4.2.Wijzigingen loopbaanonderbrekingen

● Vanaf volgend schooljaar kan ouderschapsverlof met een tiende worden opgenomen en wordt opname in schijven mogelijk. Verder wordt de flexibele opname van een loopbaanonderbreking voor ouderschapsverlof en medische bijstand ingevoerd. Tot slot is ook al de regelgeving voorzien voor opname van een loopbaanonderbreking voor mantelzorg van zodra dat mogelijk wordt.

Bekijk de presentatie waar we deze wijzigingen toelichten. De presentatie wordt gebracht door Ilse De Volder van de afdeling Beleid Onderwijspersoneel van het Departement Onderwijs en Vorming.

Loopbaanonderbreking vanaf september 2020 (ppt, 12 p.) (13.71 MB)

● Meer info over alle wijzigingen vind je in de omzendbrieven over loopbaanonderbreking:

o Loopbaanonderbreking voor ouderschapsverlof (PERS/2017/07)

o Loopbaanonderbreking voor medische bijstand (PERS/2017/04)

o Loopbaanonderbreking voor palliatieve zorgen (PERS/2017/06)

o Loopbaanonderbreking voor mantelzorg (PERS/2020/03)


5.Uit het middagoverleg

5.1.Deeltijds AVP

De vraag houdt verband met de onduidelijkheid rond deeltijdse AVP meer bepaald in een situatie waarbij een personeelslid deeltijds in het onderwijs werkt en deeltijds als zelfstandige aan de slag is. In de omzendbrieven rond AVP/VVP/VVP55+ wordt steeds vertrokken van een voltijdse aanstelling als basis, waarbinnen dan een 1/5 of een halftijdse onderbreking wordt aangevraagd.

• Bij AVP kan altijd gecumuleerd worden maar een onderbreking voor een volledig

schooljaar betekent automatisch dat de verloning in de maanden juli-augustus maar

voor twee dagen zou zijn (ongeacht het onderbroken volume), t.t.z. 60 dagen in

mindering. Klopt dit?

Antwoord: De afwezigheid voor verminderde prestaties kan worden toegestaan voor alle prestaties of voor een gedeelte van de prestaties waarmee het personeelslid in de instelling, het centrum of de dienst belast is. Daarbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen de prestaties waarvoor het personeelslid vast benoemd, tot de proeftijd toegelaten of tijdelijk aangesteld is. Er is daarbij eveneens geen vereiste dat het moet gaan om een voltijdse aanstelling in het onderwijs.

Als een personeelslid een deeltijdse aanstelling heeft in het onderwijs en deeltijds als

zelfstandige te werk gaat, zal hij/zij voor het bepalen van het volume van de

dienstonderbreking enkel rekening kunnen houden met de aanstelling in het onderwijs.

Tijdens de afwezigheid voor verminderde prestaties mag het personeelslid binnen en buiten

het onderwijs vervangende winstgevende activiteiten uitoefenen.

Het volume van de dienstonderbreking maakt wel degelijk een verschil uit bij de berekening

van de vermindering van het salaris in de zomervakantie: voor het berekenen van het salaris

wordt met een zelfde volume dienstonderbreking rekening gehouden. Dus men zal inderdaad in de maanden juli en augustus voor eenzelfde volume van de dienstonderbreking, het salaris in mindering brengen. Als bv. een vast benoemde onderwijzer een aanstelling heeft van 12/24 en gedurende het volledige schooljaar (van 1/9 -30/06) op 4/24 een AVP neemt, zal die onderwijzer gedurende het volledige schooljaar voor 8/24 bezoldigd worden. Deze bezoldiging zal eveneens worden doorgetrokken in de zomervakantie. Als ze voor alle prestaties in het onderwijs een AVP nemen, zullen zij eveneens in de zomervakantie geen bezoldiging ontvangen.

Wanneer een personeelslid van 1 september tot en met 30 juni AVP neemt, dan worden ook

de volledige twee maanden juli en augustus in mindering gebracht.

5.2.Deeltijds VVP55+

De vraag houdt verband met de onduidelijkheid rond deeltijdse VVP55+ meer bepaald in een situatie waarbij een personeelslid deeltijds in het onderwijs werkt en deeltijds als zelfstandige aan de slag is. In de omzendbrieven rond AVP/VVP/VVP55+ wordt steeds vertrokken van een voltijdse aanstelling als basis, waarbinnen dan een 1/5 of een halftijdse onderbreking wordt aangevraagd.

• Bij VVP55+ speelt het nadeel in de vakantie niet, maar mag niet gecumuleerd worden.

Een personeelslid vroeg info rond VVP55+ (dit personeelslid is benoemd voor 15/20

maar presteert 12/20 binnen het kader van een AVP). Het kan toch niet dat iemand die

initieel niet voltijds werkt voor één werkgever, bij deze dit verlofstelsel niet zou

kunnen opnemen, omdat ze dan haar zelfstandige activiteit niet meer zou kunnen

uitvoeren?

Antwoord:

In de betreffende omzendbief zijn ook voorbeelden opgenomen om te duiden dat er geen

voltijdse aanstelling vereist is om bv. een halftijdse VVP 55+ te kunnen nemen. De voltijdse

aanstelling is enkel vereist als men VVP 55+ voor 1/5de wilt opnemen.

Aangezien dit verlofstelsel doorloopt tot en met de vooravond van het pensioen, is er geen

aanpassing van betaling in de vakanties vereist.

Tijdens het verlof voor verminderde prestaties mag het personeelslid geen vervangende

winstgevende activiteit uitoefenen. Een vervangende winstgevende activiteit is een nieuwe

activiteit die nog niet werd uitgeoefend voor het verlof voor verminderde prestaties. Werd de activiteit al uitgeoefend voor het verlof, dan is het geen vervangende winstgevende activiteit.

Een uitbreiding van de activiteit wordt eveneens beschouwd als een vervangende

winstgevende activiteit.

Een AVP kan niet gecombineerd worden met VVP 55+. Indien een vast benoemd

personeelslid (voor 15/20), effectief 12/20 wilt presteren bij een ander schoolbestuur: zou

hij/zij een verlof tijdelijk andere opdracht moeten opnemen. Dat verlofstelsel kan wel gecombineerd worden met VVP 55+. Dit verlofstelsel dient aangevraagd te worden bij de

school van benoeming.

Voor het opnemen van VVP 55+ is het niet vereist dat men een voltijdse aanstelling heeft.

Enkel voor het opnemen van VVP 55+ voor 1/5de heeft men een voltijdse aanstelling nodig.

Het bevoegde bestuur kan als gunst steeds een afwijking toestaan op het volume van het

verlof.

5.3.Fietsvergoeding mogelijk tijdens vakantie

Mag je ook in de vakanties voor de verplaatsing met de fiets van en naar je werk voor

vergaderingen, open-klasdagen, voorbereidingen nieuwe schooljaar individueel of met

collega’s, ...., een fietsvergoeding aanvragen?

- Op de site https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/fietsvergoeding wordt vermeld dat je een

fietsvergoeding krijgt voor die dagen in de maand dat je effectief de fiets gebruikt

voor het woon-werkverkeer. Ziektedagen, lesvrije dagen en vakantiedagen geven geen

recht op een fietsvergoeding.

- In het besluit van 8 juli 2011 staat: “De personeelsleden, ..., die het volledige traject

van het woon-werkverkeer of een gedeelte ervan met de fiets afleggen, hebben per

effectief gepresteerde dag recht op een fietsvergoeding op voorwaarde dat de afstand

van een enkele rit ten minste één kilometer bedraagt.”

Begrijpen wij het goed dat leerkrachten ook voor een verplaatsing met de fiets in een

vakantieperiode wel aanspraak kunnen maken op een fietsvergoeding àls die verplaatsing

(woon-werk) kadert in hun opdracht (prestatieregeling)? Bijvoorbeeld als leerkrachten

gehouden zijn om na het einde van het schooljaar en de week ervoor nog prestaties te

verrichten. (De arbeidsongevallenverzekering loopt ook (een stuk) door.)

Antwoord: Er mag een fietsvergoeding gevraagd worden voor verplaatsingen die in de schoolvakanties gebeuren. Het moet uiteraard gaan om een woon-werkverplaatsing in het kader van de prestatieregeling.

De personeelsvergadering voor de start van het schooljaar, de kennismakingsdag in de klas op het einde van de grote vakantie,... daarvoor mag dus een fietsvergoeding aangevraagd

worden.