Verslag administratieve werkkrachten: sessie 3 (04/05)

Inhoudstabel

1.Opvolging vorig verslag

2.Nieuws uit SOM

2.1.Nieuwe digitale omgeving op komst

2.2.Eenmalige vacantverklaring op 15 mei 2021

2.2.1.Samenvatting ‘Vacant te verklaren op 15 mei 2021’

2.2.1.1.Vacantverklaringen in informat voor werkstation

2.2.2.Bekendmaking van de vacantverklaring

2.2.3.Kandidaatstelling

2.2.4.Het bufferblad

2.2.5.Voorwaarden voor vaste benoeming

2.2.6.Volgorde van recht op vaste benoeming

2.3.Dienstonderbreking omwille van corona verlengd

2.4.Personeelsformatie

2.4.1.Uitleg over de personeelsformatie in de SOM-puzzel

3.Agodi

3.1.Werkstation

3.2.Lesmodule i.v.m. Discimus

3.3.Lesmodule i.v.m. de verificatie

3.4.Melding van fusies en herstructureringen

3.5.Langdurig verlof voor verminderde prestaties wegens medische redenen

4.Informat

4.1.De nieuwsbrief van informat

4.2.Vervanging opdrachtgebonden dienstonderbreking

4.3.iVoorinschrijvingen

4.4.(voor)inschrijvingen in bulk overzetten

4.5.Dubbele inschrijving

4.6.Tweestapsverificatie

5.Middagoverleg

5.1.Oproep vanuit SOM

5.2. Afwezigheid voor verminderde prestaties – vacantverklaring – nieuwe affectatie

6.Binnengelopen vragen

1.Opvolging vorig verslag

-De opvolging van de agendapunten:

1.1.VEB in De Levensbomen

Het is ondertussen opgelost. De fouten zijn rechtgezet.

1.2.Sociaal secretariaat

Op vraag van enkele scholen wordt er nagegaan of het voordeliger is dat SOM een abonnement bij een gemeenschappelijk sociaal secretariaat neemt i.p.v. elke school apart.

Sommige scholen werken met een sociaal secretariaat voor de aanstelling van poetshulp, begeleiders voor kinderopvang, uitdelen van maaltijden, ...

Karolien contacteerde reeds een aantal sociale secretariaten die positief uit jullie bevraging kwamen. Er zullen offertes verstuurd worden, verdere contactafspraken geregeld worden, …

Bijkomende vraag : Met welk soort contracten werken jullie? (bv. Contracten van bepaalde duur die voor het verlof stopgezet worden, …)

Opzegging (ter info) : Als we willen starten met een gezamenlijk sociaal secretariaat, moet er een opzegging gedaan worden voor 1 juli 2021, opdat we dan op 1 januari 2022 samen kunnen starten bij hetzelfde secretariaat.

2.Nieuws uit SOM

2.1.Nieuwe digitale omgeving op komst

De filmpjes van Martine en Lut over specifieke procedures in informat, alsook de filmpjes van kernmedewerker Catherine zullen een vaste plek krijgen in de nieuwe Microsoft-omgeving van FOPEM-SOM. Vanaf volgend schooljaar kan je ze terugvinden op ons eigen Stream-kanaal.

Wij, als admins, zullen dan ook ons eigen platform krijgen binnen Teams van die Microsoft-omgeving. Zo zal vergaderen, communiceren en bestanden bewaren een stuk efficiënter worden.

Het abonnement bij Smartschool loopt ten einde. Als je daar bestanden opsloeg in ‘Mijn documenten’ of Berichten, gelieve ze dan tijdig over te brengen naar een andere opslagplek.

2.2.Eenmalige vacantverklaring op 15 mei 2021

Op de leergemeenschap voor coördinatoren op maandag 1 maart 2021 werd over het agendapunt extra benoemingsronde 1 juli 2021 o.a. het volgende meegedeeld:

-Omtrent personeelsbeleid verandert er in de komende periode het één en ander. Benoemingen zullen in de toekomst veel sneller kunnen gebeuren.

-Er is ook een extra benoemingsronde voorzien op 1 juli 2021. Hiervoor moeten er een aantal (verlofstelsels in de) wervingsambten vacant verklaard worden tegen 15 mei 2021. De richtlijnen hieromtrent vind je in de omzendbrief. Gelieve tegen 1 mei ten laatste te controleren of alle betrekkingen correct zijn ingevoerd in informat opdat de vacantverklaringen van de scholengemeenschap tijdig verspreid kunnen worden. Hoe je dat deze keer moet doen, vind je in de omzendbrief of in de samenvatting onder punt 2.2.1.

Kijk zeker na bij de personeelsleden die een verlofstelsel verlengden tot een duur van een volledig schooljaar.

-Deze maatregel is een besparingsmaatregel.

-Het bufferblad vind je onder 2.2.2. Gelieve hiermee rekening te houden met de benoemingen op 1 juli 2021.

2.2.1. Samenvatting ‘Vacant te verklaren op 15 mei 2021’ - op basis van de omzendbrief

Voor een vaste benoeming in een wervingsambt geldt dit schooljaar een extra ingangsdatum, nl. 1 juli 2021.

De vacantverklaring gebeurt op basis van de personeelsformatie op 15 mei voorafgaand aan de vaste benoeming van 1 juli, omvat ook bepaalde betrekkingen van vastbenoemde personeelsleden die een eindeloopbaanverlofstelsel genieten.

Verder moet een inrichtende macht aan de vacantverklaring in het basisonderwijs eenmalig betrekkingen toevoegen die worden ingenomen door specifieke verlofstelsels in wervingsambten. Dit geldt indien het verlofstelsel minstens een volledig schooljaar beslaat - voor het schooljaar 2020-2021 gaat het dus om minimaal de periode van 1 september 2020 tot en met 30 juni 2021 - én dat voor het volledig volume van het verlof.

Hieronder vind je een overzicht van de verlofstelsels waarop de vacantverklaring van toepassing is.

Geldig in alle wervingsambten (voor administratief medewerkers, ICT-coördinatoren, zorgcoördinatoren, kinderverzorgers, kleuteronderwijzers, onderwijzers, leermeesters L.O.)

ATO2 alle vacante betrekkingen in wervingsambten

-vanaf 24 maanden na aanvangsdatum

189 langdurig VVP wegens medische redenen

221 langdurig VVP wegens medische redenen na 24 maanden

Daarnaast kan de raad van bestuur van de inrichtende macht ook betrekkingen vacant worden verklaard die na 15 mei en uiterlijk op 1 juli vacant zullen worden door pensionering. De vacante betrekkingen moeten worden meegedeeld uiterlijk voor 15 juni 2021.

Geldig in wervingsambten van het bestuurs- en onderwijzend personeel (voor kleuteronderwijzers, onderwijzers, leermeester L.O.)

Eindeloopbaanstelsels:

-indien de titularis geheel of gedeeltelijk afwezig is in één van volgende verlofstelsels op 15 mei 2021

-indien er op 1 januari 2021 geen vaste benoeming werd uitgesproken op basis van de vacantverklaring van vacante betrekkingen op 15 oktober 2020 moeten de betrekkingen in deze eindeloopbaanverlofstelsels dus opnieuw vacant verklaard worden

029 HLBO 50+

153 GLBO 50+ met 1/5de

182 GLBO 55+ halftijds

183 GLBO 55+ 1/5de

217 VVP 55+ halftijds

218 VVP 55+ 1/5de

219 VVP 55+ afwijking volume

Eenmalig vacant te verklaren:

-indien de titularis een volledig schooljaar (min. van 1 september 2020 t.e.m. 30 juni 2021) afwezig is omwille van één of meer van volgende verlofstelsels

017 verlof ministrieel kabinet

018 syndicaal verlof

031 verlof t.b.v. erkende politieke groepen

033 verlof toegekend aan personeelsleden die ter beschikking van de koning worden gesteld

049 deeltijds politiek verlof

114 verlof wegens bijzondere opdracht (met behoud loon)

115 verlof wegens opdracht (terugvordering loon)

136 voltijds politie verlof persoonsgebonden

137 uitstel van hervatting opdracht na voltijds politiek verlof

138 uitstel van hervatting opdracht na deeltijds politiek verlof

213 VVP voltijds

214 VVP halftijds

215 VVP 1/5de

216 VVP afwijking volume

220 AVP

De melding met OOM 27 loopt over de schooljaren heen:

· bij de eindeloopbaanverlofstelsels loopt de melding met OOM 27 tot de vooravond van het pensioen (indien gekend), tenzij het personeelslid geheel of gedeeltelijk terugkeert uit zijn verlof;

· bij de specifieke verlofstelsels die op 15 mei 2021 vacant verklaard werden, loopt de melding met OOM 27 in principe tot 31 augustus maar ze wordt telkens verlengd vanaf 1 september, tenzij het personeelslid geheel of gedeeltelijk terugkeert uit zijn verlof.

De betrekking moet volgens de omzendbrief vacant gezet worden bij de vervanger. Dus vanaf 15 mei 2021 tot 31 augustus 2021 moeten alle vervangingen in een bovenstaand verlofstelsel in ATO2 – vacant gezet worden.

In het gewoon basisonderwijs komen NIET in aanmerking de betrekkingen ingericht in:

· de instaplestijden (= herberekening van de lestijden volgens de schalen bij de instap van kleuters na de krokusvakantie) (code 435);

· de overgedragen lestijden of uren aan een school van eenzelfde of ander schoolbestuur (OOM-code 05);

· de herverdeelde lestijden tussen het kleuter- en lager onderwijs binnen één school (OOM-code 05);

· de bijkomende lestijden vrijwillige fusie (code 615);

· de bijkomende lestijden voor tijdelijk onderwijs aan huis (code 598);

· de uren op basis van de stimuluspunten toegekend aan de scholengemeenschap (OOM-code 07);

· de uren die op basis van samengelegde punten ICT en administratieve ondersteuning worden ingericht op het niveau van de scholengemeenschap (OOM-code 07);

· de uren van de puntenenveloppe zorg die worden ingericht op het niveau van de scholengemeenschap (OOM-code 07);

· de uren op basis van punten zorg die naar een andere scholengemeenschap werden overgedragen (OOM-code 04);

· de vervangingseenheden voor vervanging korte afwezigheden VKA (OOM-code 08);

· de lestijden of uren PWB (personeel ten laste van het werkingsbudget) (OOM-code 16);

· de lestijden toegekend in het kader van het lerarenplatform (OOM-code 25);

· de lestijden ‘Bijsprong’ - Bijkomende omkadering voor het basis- en secundair onderwijs voor het wegwerken van leerachterstand opgelopen ten gevolge van COVID-19 (OOM-code 33).

Heb je personeelsleden die tewerkgesteld zijn in één van bovenstaande codes of OOM-codes, controleer dan in informat per opdracht of Vacature op neen staat. Druk hier voor een begeleidend filmpje.

Karolien controleert alle vacantverklaringen van alle scholen en contacteert jullie binnenkort als er opdrachten bij personeelsleden aangepast moeten worden.

2.2.1.1.Vacantverklaringen in informat voor werkstation

Bijdrage van Martine

Ik nam contact op met het WS02 i.v.m. de éénmalige vacantverklaring op 15 mei 2021 met het oog op een vaste benoeming op 1 juli 2021. In principe moeten we niets doen.

Wanneer er n.a.v. de vorige vacantverklaring -op 15 oktober 2020- op 1 januari 2021 geen vaste benoeming is uitgesproken blijven deze uren vacant staan.

WS02 heeft ons verzekerd dat er dan géén zending moet gebeuren op 15 mei 2021. Op die datum passen zij het ‘fotoprincipe’ toe en zien welke uren er vacant staan. En dus moet er in Informat ook niets gewijzigd worden.

In verband hiermee had ik in één van mijn twee scholen een speciale case.

Een personeelslid ‘onderwijzer’ en 24/24 vastbenoemd nam 5/24 AVP voor heel dit schooljaar. Op 15 oktober 2020 werden deze vacant verklaard en werd bij de vervanger de status van ATO1 naar ATO 2 veranderd.

Op 1 januari 2021 werd hierin niet benoemd. Na de krokusvakantie nam de titularis voor de volledige opdracht 2 maanden palliatief verlof. Vermits palliatief verlof niet kan gecombineerd worden met AVP werd de AVP voor 2 maanden gestopt en hernam het personeelslid de volledige opdracht van 24/24.

D.w.z. dat op 15 mei 2021 niet meer voldaan is aan de voorwaarde dat het verlofstelsel voor een volledig schooljaar moet genomen zijn. Er kan dus op 1 juli 2021 niet in benoemd worden en de uren mogen niet vacant staan. In Informat werd bij de 5/24 vacature manueel op neen gezet.

2.2.2.Bekendmaking van de vacantverklaring

De inrichtende macht deelt haar vacante betrekkingen met het oog op een vaste benoeming op 1 juli 2021 mee aan alle personeelsleden voor 15 juni 2021.

Deze mededeling van de vacante betrekkingen bevat een duidelijke omschrijving van de aangeboden betrekkingen en vermeldt de vorm waarin en de termijn waarbinnen een personeelslid moet kandideren bij de inrichtende macht, evenals de voorwaarden om in aanmerking te komen voor een vaste benoeming.

2.2.3.Kandidaatstelling

Binnen de SOM beslissen we dat de personeelsleden moeten kandideren via aangetekend schrijven gericht aan hun schoolbestuur ten laatste op 20 juni 2021.

2.2.4.Het bufferblad

Opgelet: Het bufferblad houdt rekening met het aantal vastbenoemden ten opzichte van het lestijdenpakket en de puntenenveloppe.

Doordat je kan benoemen in eenmalig vacant verklaarde verlofstelsels en eindeloopbaanstelsels, loop je het risico te veel vastbenoemden te hebben t.o.v. het lestijdenpakket/puntenenveloppe.

In het excelblad is het echter wel mogelijk om per ambt te zien hoeveel uren er echt vacant zijn én hoeveel door een vacant te verklaren verlofstelsel.

Dat excelblad vind je op Smartschool. Er volgt nog een link op Smartschool van zodra de vacantverklaringen van de scholengemeenschap klaar zijn om rondgestuurd te worden.

2.2.5.Voorwaarden voor vaste benoeming

Uittreksel uit het OKO-bericht van 27 januari 2021

Op dit vlak wijkt de benoemingsronde op 1 juli 2021 af van de normale anciënniteitsregels.

De vereiste dienstanciënniteit wordt berekend op basis van de gewone dienstanciënniteit en niet de dienstanciënniteit TADD. Dit betekent dat de factor van 1,2 wordt toegepast.

Het personeelslid moet op 31 mei 2021 minstens 360 dagen dienstanciënniteit verworven hebben in het ambt in een of meer instellingen van de inrichtende macht. Als het gaat om het ambt van leraar in het bezit van een voldoende geacht bekwaamheidsbewijs moeten deze 360 dagen gepresteerd zijn in het vak of specialiteit van de vacant verklaarde betrekking.

Op 30 juni 2021 moet het personeelslid tijdelijk aangesteld zijn in een instelling van de inrichtende macht. Als de instelling waar het personeelslid tijdelijk is aangesteld niet tot een scholengemeenschap behoort, is aan deze voorwaarde voldaan voor alle instellingen van de inrichtende macht die niet tot een scholengemeenschap behoren. Behoort de instelling tot een scholengemeenschap, dan is aan deze voorwaarde voldaan voor alle instellingen van de inrichtende macht in de scholengemeenschap.

Het personeelslid moet dus niet voor doorlopende duur aangesteld zijn.

Voorbeelden:

School 1 behoort tot schoolbestuur A en een scholengemeenschap. School 2 behoort tot die- zelfde scholengemeenschap maar tot schoolbestuur B. Een personeelslid is deeltijds vastbenoemd in school 1 en heeft een tijdelijke aanstelling in school 2. Er is een vacante betrekking in school 1. Hoewel hij deeltijds vastbenoemd is, is hij niet tijdelijk aangesteld bij schoolbestuur A. Hij kan dus niet benoemd worden op 1 juli 2021.

Zoals bij elke benoeming moet het personeelslid voldoen aan de aanstellings- en

subsidiëringsvoorwaarden en zich kandidaat gesteld hebben zoals opgenomen in het bericht van vacantverklaring.

Schoolbestuur A heeft drie scholen. School 1 behoort tot een scholengemeenschap, scholen 2 en 3 niet. Een personeelslid heeft een TADD aanstelling in school 2. Er zijn vacante betrekkingen in school 1 en 3. Het personeelslid kan niet benoemd worden in school 1, want die behoort tot een scholengemeenschap. Het personeelslid kan wel benoemd worden in school 3, want deze behoort niet tot een scholengemeenschap, maar wel tot hetzelfde bestuur.

2.2.6.Volgorde van recht op vaste benoeming